Mẹo biến tablet thành trợ lý văn phòng

TRI THỨC SỐNG

Mẹo biến tablet thành trợ lý văn phòng

Ra mắt đã khá lâu và cũng đã khiến doanh số PC sụt giảm trầm trọng song máy tính bảng vẫn chưa thể trở thành người thay thế hoàn hảo cho laptop bởi hiệu năng làm việc vẫn còn thua xa so với máy tính ...

Lựa chọn dễ dàng nhất của bạn khi mua tablet làm việc là Surface 2 và Surface Pro 2 của Microsoft. 2 mẫu máy tính bảng này có nhiều lợi thế rất lớn so với các đối thủ cạnh tranh là iOS và Android: màn hình tương lớn, hỗ trợ bàn phím rời Touch hoặc Type Cover có chất lượng rất tốt và quan trọng nhất là bộ ứng dụng Microsoft Office đầy đủ tính năng.

Thời lượng pin dài, mỏng nhẹ, tốc độ khởi động nhanh và giá thành rẻ cho thấy những chiếc tablet sẽ là những sản phẩm vô cùng tiềm năng dành cho người dùng văn phòng. Với những ứng dụng và phụ kiện phù hợp cùng một số thay đổi nhỏ trong cách làm việc, bạn sẽ thấy tablet là một sản phẩm thay thế hoàn hảo cho laptop truyền thống.

  • 1

    Lựa chọn tablet chạy iOS hay Android?

    Một điều cần phải xác định ngay từ trước khi mua tablet để làm việc là màn hình của máy tính bảng nhỏ hơn rất nhiều so với laptop. Ví dụ, iPad Air và Nexus 10 với màn hình khoảng 10 inch sẽ nhỏ hơn khoảng 1,5 lần so với laptop 13 inch.

    Do đó, nếu bạn cần làm việc trên văn bản lớn, bạn nên cân nhắc những chiếc tablet lai laptop kích cỡ 11 inch hoặc 12 inch chạy Windows. Những chiếc máy tính bảng này có kích cỡ nhỏ, song cấu hình lại khá yếu; số lượng và chất lượng phụ kiện có thể còn khá hạn chế.

    Tại thời điểm hiện tại, 2 lựa chọn tablet cỡ lớn tốt nhất cho bạn lúc này là iPad của Apple và Nexus 10 của Google.

    Thế hệ iPad mới nhất, iPad Air, có giá khởi điểm cho phiên bản 16GB Wi-fi là 499 USD (10,5 triệu đồng) tại Mỹ. Lợi thế của iPad Air là máy rất nhẹ (chỉ vào khoảng 450g) và hỗ trợ kết nối di động 4G LTE – một loại kết nối mà phần lớn các mẫu laptop không hỗ trợ.

     

    thay thế laptop tablet làm việc

     

    Nexus 10 có hỗ trợ chuột, mang tới trải nghiệm gần laptop hơn

    Trong khi đó, Google Nexus 10 chỉ có giá khởi điểm tại Mỹ là 399 USD (khoảng 8,4 triệu đồng) cho phiên bản 16GB Wi-fi và có hỗ trợ kết nối NFC. Nexus 10 cũng có màn hình lớn hơn đôi chút (10 inch, so với 9,7 inch của iPad Air). Điểm yếu của Nexus 10 là Google chưa tung ra phiên bản hỗ trợ kết nối 4G.

    Điểm cộng về màn hình của iPad Air và Nexus 10 so với laptop là độ phân giải của cả 2 mẫu máy tính bảng này đều rất cao: 2048 x 1536 pixel (iPad 3, 4 và Air) và 2560 x 1600 pixel (Nexus 10). Độ phân giải này thậm chí còn cao hơn trên phần lớn màn hình của các mẫu laptop hiện nay. Do đó, iPad và Nexus 10 vẫn có khả năng cho phép bạn chạy những ứng dụng đòi hỏi nhiều chi tiết trên màn hình. Bạn chỉ cần phải chấp nhận kích cỡ nhỏ của chúng mà thôi.

    Tùy vào mẫu tablet mà bạn chọn, bạn sẽ có những lựa chọn phụ kiện khác nhau, và đây sẽ là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định tới trải nghiệm làm việc của bạn.

    Ví dụ, Nexus 10 hỗ trợ chuẩn USB On-The-Go (OTG), cho phép bạn gắn chuột, bàn phím có dây và cả ổ flash. Khả năng hỗ trợ chuột là một lợi thế lớn của Nexus 10 so với iPad Air, cho phép chiếc tablet của Google tiến gần hơn tới laptop rất nhiều. Trong các ứng dụng soạn thảo văn bản và bảng tính (tương tự như Excel), việc sử dụng chuột sẽ giúp người dùng thao tác dễ dàng hơn. Trong khi đó lợi thế của iPad là số lượng phụ kiện vỏ, bàn phím tương đối nhiều.

  • 2

    Lựa chọn phụ kiện bàn phím

    Bạn cần bàn phím rời để làm việc trên tablet. Cả Android và iOS đều hỗ trợ bàn phím trên màn hình, song bàn phím ảo chỉ đủ để bạn soạn thảo ghi chú, viết email ngắn. Bàn phím ảo sẽ chiếm mất một nửa màn hình và không hỗ trợ phản hồi lực, do đó việc nhập một lượng dữ liệu lớn trên bàn phím ảo là không thực tế.

     

    thay thế laptop tablet làm việc

     

    Người dùng iPad có rất nhiều lựa chọn bàn phím, trong đó một số bàn phím có thể trở thành vỏ gập cho iPad. Một số lựa chọn bàn phím tốt cho iPad có thể kể tới dòng sản phẩm Qode của Belkin và Folio của Logitech, với giá gốc tại Mỹ từ 80 USD (1,7 triệu đồng) cho tới 100 USD (2,1 triệu đồng). Các nhà sản xuất khác cũng đã tung ra nhiều mẫu bàn phím cho các thế hệ iPad cũ. Các bàn phím này kết nối qua Bluetooth và thường được thiết kế để tích hợp một cách hoàn hảo vào iPad, tạo ra một bộ tablet + bàn phím có ngoại hình khá giống với laptop thông thường.

    Người dùng Nexus có ít lựa chọn hơn. 2 sản phẩm bàn phím tốt cho Nexus 10 có thể kể tới là MiniSuit Bluetooth Keyboard Stand Case (giá gốc 34 USD/720 ngàn đồng) và VSTN Aluminum Nexus 10 Keyboard Case (giá gốc 30 USD/630 ngàn đồng). Cả 2 bàn phím này đều tạo thành vỏ bảo vệ cho Nexus 10 và cũng có góc dựng màn hình khá thoải mái.

    Nếu bạn không cần bàn phím có thể gập và tạo thành vỏ ốp bảo vệ cho máy, bạn có thể lựa chọn bất kì chiếc bàn phím Bluetooth nào cho Nexus 10 hoặc iPad.

  • 3

    Lựa chọn ứng dụng văn phòng

    Với nhiều người dùng, thử thách lớn nhất khi tùy chỉnh phần mềm để làm việc trên tablet là ứng dụng. Thực tế là bạn sẽ phải tìm kiếm các giải pháp thay thế cho các phần mềm mà bạn vẫn sử dụng khi làm việc.

     

    thay thế laptop tablet làm việc

     

    Nếu bạn chỉ sử dụng Google Drive, QuickOffice là lựa chọn ứng dụng văn phòng tốt nhất cho bạn

    Trước hết là Microsoft Office. Microsoft cho tới giờ vẫn chưa đưa ra một giải pháp Office hoàn chỉnh cho iOS và Android (ứng dụng Office 365 chủ yếu phục vụ cho dịch vụ của Microsoft và vẫn còn quá hạn chế). Sau nhiều năm, Microsoft vẫn mới chỉ "gợi ý" về Microsoft cho các hệ điều hành di động đối thủ, do đó bạn sẽ cần tới các giải pháp thay thế.

    Một trong những lựa chọn tốt nhất là Quickoffice của Google. Ứng dụng này có mặt trên cả iOS và Android, cho phép bạn tạo và chỉnh sửa các văn bản căn bản. File của Quickoffice hoàn toàn tương thích với Microsoft Office. Vào tháng 9 vừa qua, Google cũng đã miễn phí Quickoffice (lúc đầu có giá 15 USD). Nhược điểm của Quickoffice là bạn phải đồng bộ hóa văn bản của mình với Google Drive. Quickoffice không còn hỗ trợ Dropbox hay các dịch vụ lưu trữ đám mây khác nữa.

    Nếu bạn thích một ứng dụng giống như Microsoft Office, CloudOn hiện đang là lựa chọn tốt nhất. Ứng dụng này có giao diện gần như giống hệt giao diện Office 2010, cho phép bạn tạo, sửa và chia sẻ văn bản Word, Excel và PowerPoint một cách dễ dàng. Dịch vụ CloudOn cơ bản không mất phí, tuy vậy ứng dụng này sẽ không làm việc nếu máy của bạn không kết nối Internet.

    Số lượng ứng dụng Windows có phiên bản di động trên iOS và Android là rất lớn: Adobe Reader, Dropbox, DocuSign, Evernote, Photoshop, RoboForm, Skype, Twitter,… tất cả đều có mặt trên Android và iOS. Ứng dụng AnyConnect của Cisco cho phép bạn truy cập vào mạng VPN tại công ty, trong khi LastPass cho phép bạn truy cập vào mật khẩu được mã hóa tại máy tính bàn trên tablet.

     

    thay thế laptop tablet làm việc

     

    Nếu một trong số các ứng dụng của bạn không có phiên bản di động, bạn vẫn sẽ cần sử dụng tới laptop/PC của mình, song bạn sẽ chỉ phải mang theo máy tính bảng. Hãy giữ laptop/PC ở chế độ bật và sử dụng các ứng dụng như LogMeln để kết nối và điều khiển laptop/PC từ xa. Bạn có thể chạy bất cứ ứng dụng nào theo ý mình, theo cùng một cách bạn làm việc trực tiếp trên máy vi tính.

  • 4

     Đồng bộ dữ liệu

    Bài toán cuối cùng cần giải quyết là đồng bộ dữ liệu làm việc của bạn.

    Bạn không nên copy thủ công tất cả các file Office, PDF của mình lên tablet. Thay vào đó, bạn nên sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như Box, Dropbox, Google Drive hoặc SugarSync, đặc biệt là trong trường hợp bạn thường xuyên làm việc qua mạng. Các dịch vụ này sẽ đồng bộ tất cả các dữ liệu của bạn, cho phép bạn truy cập từ các ứng dụng tương ứng trên iOS, Android và cả Windows. Nhờ đó, bạn sẽ luôn có phiên bản văn bản mới nhất trên tablet. Trong trường hợp có thể phải làm việc tại nơi không có kết nối Internet, bạn cần tải các văn bản cần thiết về máy từ trước.

    Bạn có lẽ cùng cần đồng bộ các dấu trang (bookmark) trên trình duyệt. Đây là một tác vụ dễ dàng cho người dùng trình duyệt Chrome, do trình duyệt này có thể đồng bộ bookmark và nhiều dữ liệu khác mỗi lần bạn đăng nhập vào Chrome trên PC, iOS hay Android. Nếu lựa chọn sử dụng các trình duyệt khác trên PC, hãy sử dụng Chrome để nhập (import) các bookmark này. Sau đó, bạn chỉ cần đăng nhập vào Chrome trên iOS hoặc Android thì tất cả các bookmark của bạn sẽ được đồng bộ.

     

    thay thế laptop tablet làm việc

     

    Với email, bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Yahoo hoặc Gmail của mình trên ứng dụng Mail mặc định của iOS và Android. Với tài khoản email công ty sử dụng Outlook Exchange, bạn có thể phải nhập (import) file PST từ Outlook thông qua các ứng dụng như PST Reader (Android) và Pst Mail (iOS). Phòng IT của các công ty thường có các giải pháp, chính sách và yêu cầu cụ thể liên quan tới việc dùng email trên thiết bị di động: bạn có thể nhờ tới sự giúp đỡ của họ để sử dụng email công ty một cách dễ dàng, thuận tiện.

  • 5

    Một số ứng dụng văn phòng cần thiết khác

    Ứng dụng CamScanner có thể biến iPad hoặc chiếc máy tính bảng Android của bạn thành máy scan. Từ đó bạn  có thể lưu bản mềm của các văn bản đã được in thông qua camera trên tablet của mình.

    Evernote là một ứng dụng rất mạnh mẽ cho tablet. Ứng dụng này cho phép bạn soạn thảo văn bản, thu thập và quản lý thông tin một cách hữu hiệu, đồng bộ và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng.

    Audiolio (chỉ hỗ trợ iPad) cho phép bạn viết ghi chú và ghi lại âm thanh một cách dễ dàng hơn cả laptop.

     

    thay thế laptop tablet làm việc

     

    WritePad (iPad và Android) cho phép biến chữ viết tay (bằng ngón tay hoặc tablet) thành văn bản số thông thường. Bút Livescribe 3 và ứng dụng đi kèm có thể nhận dạng chữ viết tay từ giấy lên iPad.

    Có thể, trong thời gian đầu làm quen, bạn sẽ gặp khó khăn khi làm việc trên tablet. Tuy vậy, một khi đã làm quen với tablet, bạn có thể sẽ không cần tới laptop của mình nữa. Với số lượng ứng dụng ngày càng gia tăng cùng nhiều lợi thế như màn hình cảm ứng, giá ngày càng rẻ..thì trong tương lai không xa tablet sẽ thay thế hoàn toàn laptop để trở thành thiết bị di động duy nhất của bạn, ngay cả trong công việc.