Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013

TRI THỨC SỐNG

Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013

Data Validation là tính năng hiệu quả trong Microsoft Excel khi bạn cần chia sẻ bảng tính với một nhiều người khác nhưng lại muốn giữ cho nội dung bảng tính thống nhất. Trong các ô đã kích hoạt Data ...

  • 1
    Bạn có thể sử dụng tính năng Data Validation cho toàn bộ một hàng, một cột hoặc chỉ cho các ô riêng lẻ. Bài viết minh hoạ bằng việc áp dụng cho tất cả dữ liệu được nhập vào cột B.
    Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013  - 1
  • 2
    Sau khi chọn cột B, bạn nhấp vào thẻ Data trong menu Ribbon rồi nhấn nút Data Validation trong nhóm Data Tools
    .
    Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013  - 2
  • 3
    Cửa sổ Data Validation hiện ra, bạn có thể thiết lập để Excel giới hạn dữ liệu trong các loại ngày tháng, số, số thập phân, thời gian hoặc có chiều dài nhất định bằng cách chọn trong thẻ Settings. Nếu bạn muốn tạo danh sách chọn dưới dạng trình đơn thả xuống, hãy chọn List.
     Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013  - 3
  • 4
    Các lựa chọn cho trình đơn được nhập vào ô Source bằng một trong hai cách sau. Cách 1: gõ trực tiếp các lựa chọn riêng biệt và phân cách với nhau bằng dấu phẩy. Cách này khá cơ bản và hữu ích khi số lượng lựa chọn ít. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều lựa chọn và muốn quản lý chúng dễ dàng hơn, bạn nên sử dụng cách 2: gõ trước các lựa chọn vào một số ô gần nhau rồi dùng nút chọn vùng dữ liệu bên cạnh hộp Source để tham chiếu đến những ô này.
    Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013  - 4
    Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013  - 5
  • 5
    Tiếp theo, ta chuyển đến thẻ Input Message. Đây là tuỳ chọn để hiển thị một thông báo hướng dẫn gửi đến người dùng mỗi khi ô dữ liệu Data Validation được chọn. 
    Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013  - 6
  • 6
    Tương tự như thế, thẻ Error Alert sẽ hiển thị thông báo lỗi khi người người dùng nhập dữ liệu không phù hợp với yêu cầu của Data Validation. Bạn có thể nhập bật cứ nội dung nào cho các thông báo này nhưng tốt nhất là nên ngắn gọn và đầy đủ thông tin.
     
    Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013  - 7
    Tất cả đã sẵn sàng, bây giờ một mũi nhỏ sẽ xuất hiện bên phải mỗi ô Data Validation khi ô này được chọn. Nếu bạn nhấp vào mũi tên, một trình đơn thả xuống sẽ mở ra để bạn chọn các chi tiết từ danh sách trong ô Source của thẻ Settings.
     
    Sử dụng Data Validation trong Microsoft Excel 2013  - 8