Thư ký - Nghề hấp dẫn cho một công việc ổn định

TRI THỨC SỐNG

Thư ký - Nghề hấp dẫn cho một công việc ổn định

Thư ký được xem là cánh tay trái của các vị giám đốc. Chính vì vậy mà thư ký cũng phải chịu nhiều áp lực bởi công việc của họ luôn phải có những chuyến công tác xa nhà, chịu áp lực từ nhiều phía.

Ai nói đến thư ký cũng bảo ngồi bàn giấy, lúc nào cũng xinh tươi, rỗi rãi. Nhưng nếu không phải người trong nghề chắc khó mà hiểu nổi lòng của người thư ký.

  • 1

    Không chuyên nghiệp khó thành công

    Không chuyên nghiệp khó thành công
    Nghề thư ký ngày nay là nghề có nhiều lao động xuất thân từ nhiều chuyên ngành học khác nhau nhất như Marketing, du lịch, ngữ văn, kinh tế… thậm chí cả ngành Y cũng có chức danh riêng là thư ký y khoa để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.  

    Nhiệm vụ thư ký là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Một người thư ký chuyên nghiệp phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, quản trị… và nghiệp vụ văn phòng như: Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách; công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn; lấy thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật; quản lý lưu trữ hồ sơ; chuẩn bị tài liệu, thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; tham dự và ghi chép biên bản các cuộc họp…   

    Ngoài ra, họ sẽ là những người đại diện cho cấp trên của mình khi giao dịch với những khách hàng đối tác như ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ... Khi thay mặt Giám đốc để gặp gỡ, thương thảo, giao dịch với các đối tác, người thư ký phải có thêm tác phong chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng giao tiếp, trang phục thanh lịch, ứng xử linh động, thông minh… để đại diện cho hình ảnh công ty. 

    Và với vai trò là cánh tay đắc lực của sếp, công việc thư ký đôi khi không tránh khỏi những chuyến đi dài. Hoặc khi giữ vai trò người ở lại, người thư ký phải cáng đáng vai trò mà sếp giao lại để công việc luôn trôi chảy. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp, nghề thư ký cần được đào tạo bài bản.

  • 2

    Nghề hấp dẫn cho một công việc ổn định

    Nghề hấp dẫn cho một công việc ổn định
    Chứng chỉ ngành quản trị văn phòng sẽ giúp những bạn trẻ muốn trở thành những chuyên viên hành chính - văn phòng, trợ lý thư ký Tổng Giám Đốc hoặc trợ lý các dự án kinh doanh… Thực tế cho thấy, bất cứ một công ty, doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình và năng động. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của tất cả các thành viên để phục vụ cho mục đích chung của toàn công ty.

    Vì thế, các bạn trẻ yêu thích công việc ổn định nhưng không kém phần hấp dẫn của nghề thư ký thì điều kiện đầu tiên là phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự và quản lý dự án; bên cạnh đó còn trau dồi thêm những kỹ năng cơ bản như tiếp nhận và xử lý thông tin, tổ chức cuộc họp, đàm phán thương lượng với khách hàng...

  • 3

    Nghiệp vụ cần có của một thư ký

    Ngoài các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian... luôn là những ưu tiên hàng đầu của các nhà tuyển dụng. Dưới đây là 5 kỹ năng hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng mà thư ký cũng cần phải có:

    Gửii và nhận mail
    1. Gửi và nhận email

    Email chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh để trao đổi và giao dịch, nó đã trở thành một công cụ giao tiếp văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn không hiểu nghi thức và cách thức viết và gửi email hoặc không khai thác hết tiềm năng của chúng. Tạo danh sách địa chỉ mail, thường xuyên dọn dẹp hộp thư của mình, thiết lập chế độ trả lời tự động là một số những cách thư điện tử được sử dụng để người thư ký làm việc hiệu quả hơn.

    2. Mạng xã hội

    Mạng xã hội không chỉ là một hoạt động tự do khi có thời gian rảnh rỗi nữa - nhiều công ty đang nắm lấy nó như là một công cụ kinh doanh trực tuyến mạnh mẽ và linh hoạt. Một thư ký thành công sẽ biết làm thế nào để giao tiếp trên tất cả các mạng xã hội phổ biến nhất - Facebook, Twitter và LinkedIn để cho công việc của mình được hiệu quả và nhanh chóng.

    Mạng xã hội
    3. Thiết lập cuộc gọi qua Skype

    Điện thoại thông thường không còn là công cụ tốt nhất để nói chuyện, trao đổi với người khác trên khắp đất nước hoặc trên thế giới. Nhiều công ty đã chấp nhận dịch vụ điện thoại trực tuyến (truyền tải âm thanh và giọng nói qua IP, hoặc VoIP) để làm cho thông tin liên lạc của họ hiệu quả hơn. Các dịch vụ như Skype cung cấp vô số tính năng, bao gồm cả cuộc gọi video, tin nhắn nhanh, chia sẻ tập tin và nhiều hơn nữa. Ngày nay, một thư ký phải làm tốt việc thiết lập cuộc gọi Skype, xử lý với các phần cứng liên quan (webcam, micro và màn hình) và đặt các cuộc gọi qua web.

    4. Kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến

    Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và quản lý văn phòng – bao gồm các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách hàng . Tất cả các việc đặt phòng, đặt vé có thể được thực hiện trực tuyến, làm cho toàn bộ quá trình sắp xếp hợp lý và hiệu quả.

    Quản lý thông tin kỹ thuật số
    5. Quản lý thông tin kỹ thuật số

    Tài liệu kinh doanh được chuyển dịch sang các định dạng số ngày một nhiều hơn. Một người quản lý hay thư ký văn phòng phải có kỹ năng trong việc lưu trữ, tổ chức xử lí, truy cập và quản lí thông tin số. Điều này không chỉ áp dụng cho các tài liệu được lưu trên máy tính mà còn áp dụng trên các công cụ lưu giữ tài liệu trực tuyến như Google Docs và Dropbox. Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu được bí mật và có thể truy cập dễ dàng khi sử dụng.

    Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự… người thư ký cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của tất cả các thành viên để phục vụ cho mục đích chung của toàn công ty. Vì thế, các bạn trẻ yêu thích công việc ổn định nhưng không kém phần hấp dẫn của nghề thư ký thì điều kiện đầu tiên là phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự và quản lý dự án; bên cạnh đó còn trau dồi thêm những kỹ năng cơ bản như tiếp nhận và xử lý thông tin, tổ chức cuộc họp, đàm phán thương lượng với khách hàng...