Tìm hiểu về ngành hành chính văn phòng

TRI THỨC SỐNG

Tìm hiểu về ngành hành chính văn phòng

Ngày nay, càng có nhiều bạn trẻ, nhất là các bạn học sinh chuẩn bị thi đại học, mong muốn sau này sẽ là một viên văn phòng. Những thông tin cơ bản dưới đây có thể giúp bạn tìm hiểu về ngành hành ...

Hành chính văn phòng là một bộ phận phụ trách các công việc của công ty như quản lý văn thư, tài sản trong công ty, tiếp nhận thư từ, sắp xếp phòng họp, quản lý công tác lễ tân, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty…

Tìm hiểu về ngành hành chính văn phòng

  • 1

    Trình độ học vấn

    Nhìn chung, để trở thành một nhân viên hành chính văn phòng, các bạn cần bằng cấp có bằng đại học, cao đẳng hay trung cấp về lĩnh vực này. Yêu cầu về trình độ học vấn phụ thuộc vào nhu cầu của từng công ty.

  • 2

    Chương trình học

    Ở hầu hết các trường, theo đuổi ngành hành chính văn phòng, sinh viên sẽ được học các môn như xử lý văn bản, xử lý thông tin, các chương trình ứng dụng như Excel, PowerPoint, truyền thông doanh nghiệp, luật thương mại…

    Tìm hiểu về ngành hành chính văn phòng - 1

  • 3

    Môi trường làm việc

    Nhân viên văn phòng có thể làm việc trong rất nhiều lĩnh vực, từ tài chính, giáo dục, pháp luật, y tế đến công nghệ thông tin và nhiều lĩnh vực khác. Đa số nhân viên văn phòng sẽ làm việc toàn thời gian. Thông thường các nhân viên văn phòng sẽ phải quản lý và thực hiện khá nhiều việc.

    Đặc trưng của các công việc này là sử dụng trí óc, cường độ làm việc lại cao, nên dễ dẫn đến căng thẳng. Bên cạnh đó, do yêu cầu công việc nên thường xuyên tiếp xúc với máy tính, ngồi nhiều, ít vận động kèm với môi trường máy điều hoà tại văn phòng cũng ảnh hưởng đến mắt và da.

    Tìm hiểu về ngành hành chính văn phòng

  • 4

    Những tố chất cần thiết

    Để trở thành một nhân viên văn phòng, bạn nên có những tố chất cần thiết như khả năng tổ chức, giao tiếp tốt, siêng năng, có trách nhiệm và nhiệt tình với công việc.

  • 5

    Tính chất công việc

    Ở nhiều công ty, nhân viên văn phòng chỉ làm việc trong văn phòng công ty. Một ngày của họ sẽ bao gồm các công việc như đánh máy, lưu giữ hồ sơ, xử lý email, tham gia kiểm kê, chuẩn bị tài liệu và trả lời điện thoại. Khi làm việc chính thức, bạn sẽ tiếp xúc thường xuyên với các thiết bị như máy tính, máy fax, máy photo và máy in.

    Tuy nhiên, nhiệm vụ hàng ngày của bạn cũng thay đổi tùy theo kinh nghiệm và công ty mà bạn làm việc. Có thể khái quát nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng là bảo quản các hồ sơ tài chính, báo cáo chính xác, lập bảng tính, đôi khi cũng bao gồm việc trao đổi với khách hàng, chuẩn bị ngân sách và hóa đơn.

    Trong một ngày làm việc, một nhân viên có thể phải giải quyết các khiếu nại của khách hàng, trả lời các câu hỏi về dịch vụ, sản phẩm của công ty. Ngoài ra, bạn cũng có thể phải quản lý lịch trình và sắp xếp cuộc hẹn. Thỉnh thoảng nhân viên văn phòng cũng thực hiện những việc do sếp giao.

  • 6

    Triển vọng nghề nghiệp

    Việc thực hiện và quản lý các công việc hành chính thường khá khó, đòi hỏi kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc. Tuy nhiên, nhu cầu tuyển dụng ngành này lại tương đối lớn, nhất là đối với các công ty, tổ chức có quy mô. Tuỳ vào khả năng học hỏi và kinh nghiệm của bạn, bạn có thể thăng tiến lên các vị trí cao hơn, chẳng hạn như Trợ lý, Phó phòng, Trưởng phòng hành chính…